Karta urlopowa jest wewnętrznym dokumentem kadrowym potwierdzającym udzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego w konkretnym terminie. Po zatwierdzeniu przez pracodawcę pracownik może rozpocząć urlop bez dodatkowych oświadczeń.
Kodeks pracy nie wymaga wprost prowadzenia karty urlopowej – jest to dokument praktyczny, stosowany obok lub zamiast wniosku urlopowego. Obowiązkowe jest natomiast prowadzenie ewidencji czasu pracy, w której odnotowuje się urlopy (art. 149 § 1 KP). Prawo do urlopu: art. 152 KP; wymiar: art. 154 KP (20 lub 26 dni).
Wzór karty urlopowej służy do udokumentowania udzielenia urlopu i ustalenia jego terminu.
Dokument ten pełni 5 głównych funkcji:
Potwierdzenie udzielenia urlopu (pracodawca zatwierdza termin – pracownik może rozpocząć urlop).
Określenie terminu i wymiaru (daty od–do, liczba dni roboczych, rodzaj urlopu).
Kontrola wykorzystania urlopu (saldo dni: przysługuje – wykorzystano – pozostało).
Dowód w razie sporu (pisemne potwierdzenie = dowód, że urlop został udzielony i zatwierdzony).
Element dokumentacji pracowniczej (przechowywanie w aktach osobowych / dokumentacji czasu pracy).
Ważne: Karta urlopowa ≠ wniosek urlopowy. Karta = potwierdzenie udzielenia (wypełnia pracodawca/kadry). Wniosek = prośba pracownika o urlop.
Kartę urlopową sporządza pracodawca (dział kadr) po rozpatrzeniu wniosku pracownika o urlop.
Pracodawca / dział kadr: sporządza i zatwierdza kartę po akceptacji wniosku urlopowego.
Pracownik: składa wniosek o urlop. Karta = odpowiedź pracodawcy (potwierdzenie udzielenia).
Bezpośredni przełożony: często akceptuje wniosek, a kadry sporządzają kartę.
Pracownik samodzielnie – kartę sporządza pracodawca. Pracownik składa wniosek. Zleceniobiorcy / wykonawcy B2B – umowy cywilnoprawne nie dają prawa do urlopu wypoczynkowego (chyba że umowa stanowi inaczej).
Kartę sporządza się po zatwierdzeniu wniosku urlopowego, przed rozpoczęciem urlopu. Wymiar urlopu zależy od stażu pracy (art. 154 § 1 KP).
| Parametr | Wartość | Uwagi |
|---|---|---|
| Wymiar urlopu (staż < 10 lat) | 20 dni roboczych | Art. 154 § 1 pkt 1 KP |
| Wymiar urlopu (staż ≥ 10 lat) | 26 dni roboczych | Art. 154 § 1 pkt 2 KP. Do stażu wlicza się okres nauki |
| Wykorzystanie zaległego | Do 30 września roku następnego | Art. 168 KP |
| Urlop na żądanie | 4 dni z puli (20/26) | Art. 167² KP – pracownik zgłasza najpóźniej w dniu rozpoczęcia |
| Plan urlopów | Do końca roku na rok następny | Art. 163 KP – obowiązkowy (chyba że nie ma związków i pracodawca rezygnuje) |
Ważne: Do stażu pracy wlicza się okres nauki: szkoła zawodowa = 3 lata, liceum = 4, technikum = 5, studia wyższe = 8 lat (art. 155 KP). Okresy nauki nie sumują się.
Wzór karty urlopowej nie jest określony przepisami – pracodawca kształtuje go dowolnie.
Pobierz wzór karty urlopowej (PDF) – do wydruku.
Karta urlopowa powinna zawierać:
Dane pracownika: imię, nazwisko, stanowisko, dział.
Dane pracodawcy: nazwa firmy.
Rodzaj urlopu: wypoczynkowy (bieżący/zaległy), okolicznościowy, bezpłatny, na żądanie.
Termin urlopu: data od–do (dni robocze).
Liczba dni: ile dni roboczych urlopu.
Saldo urlopowe: przysługuje – wykorzystano – pozostało (po urlopie).
Podpis pracodawcy / przełożonego: zatwierdzenie = udzielenie urlopu.
Data sporządzenia: kiedy karta została wystawiona.
Kartę sporządza pracodawca (dział kadr) wewnętrznie. Nie składa się jej do żadnego urzędu.
Papierowo: wydrukowany wzór, podpis pracodawcy/przełożonego, kopia dla pracownika.
Elektronicznie (system kadrowy): generowanie w systemie HR, zatwierdzenie elektroniczne.
Przechowywanie: w dokumentacji związanej z czasem pracy (rozp. MRPiPS z 10.12.2018 r.).
Wskazówka: Karta urlopowa jest często stosowana w małych firmach jako uproszczona alternatywa dla systemu kadrowego. W większych firmach funkcję karty pełni system HR.
Aby wypełnić wzór karty urlopowej, pracodawca przenosi dane z wniosku urlopowego i zatwierdza termin.
Krok 1: Wpisz dane pracownika. Imię, nazwisko, stanowisko, dział.
Krok 2: Określ rodzaj urlopu. Wypoczynkowy (bieżący/zaległy), na żądanie, okolicznościowy, bezpłatny.
Krok 3: Wpisz termin urlopu. Data od–do (dni robocze). Np. 14.07–25.07.2026 (10 dni roboczych).
Krok 4: Oblicz saldo urlopowe. Przysługuje (np. 26 dni) – wykorzystano (np. 10) – obecny wniosek (np. 5) = pozostaje (11).
Krok 5: Podpis pracodawcy / przełożonego. Zatwierdzenie = udzielenie urlopu. Pracownik może rozpocząć urlop.
Krok 6: Kopia dla pracownika + archiwizacja. Oryginał do dokumentacji czasu pracy, kopia dla pracownika.
Przed sporządzeniem karty należy sprawdzić 8 kluczowych elementów.
1. Pracownik złożył wniosek urlopowy (karta = odpowiedź, nie inicjatywa pracodawcy).
2. Sprawdź saldo urlopowe (ile dni pozostało – bieżących + zaległych).
3. Zaległy urlop: do 30 września roku następnego (art. 168 KP).
4. Urlop na żądanie: max 4 dni z puli (nie dodatkowe).
5. Termin urlopu zgodny z planem urlopów (jeśli obowiązuje, art. 163 KP).
6. Podpis pracodawcy/przełożonego = udzielenie.
7. Kopia karty dla pracownika.
8. Archiwizacja: dokumentacja czasu pracy (przechowywanie 10 lat od zakończenia zatrudnienia).
Aby uniknąć błędów, należy sprawdzić saldo i zgodność z planem urlopów.
| ❌ Najczęstszy błąd | ✓ Prawidłowe postępowanie |
|---|---|
| Udzielenie urlopu bez wniosku pracownika | Pracownik musi złożyć wniosek (wyjątek: art. 167¹ – urlop w wypowiedzeniu) |
| Błędne saldo (więcej dni niż przysługuje) | Oblicz: wymiar (20/26) + zaległy – wykorzystano = saldo |
| Zaległy urlop po 30 września | Art. 168: zaległy do 30.09 następnego roku. Wyjątek: urlop na żądanie |
| Brak podpisu pracodawcy | Karta bez zatwierdzenia = brak udzielenia urlopu |
| Urlop na żądanie jako dodatkowe dni | 4 dni na żądanie = z puli 20/26 (nie dodatkowe) |
Pracodawca odmawia urlopu: Może przesunąć termin z ważnych przyczyn (art. 164 KP). Nie może odmówić urlopu w ogóle – pracownik ma prawo do urlopu.
Odwołanie z urlopu: Pracodawca może odwołać, ale TYLKO gdy obecność pracownika jest konieczna z powodu okoliczności nieprzewidzianych (art. 167 KP). Pokrywa koszty.
Pracownik nie wykorzystał urlopu: Zaległy do 30.09 następnego roku. Po rozwiązaniu umowy – ekwiwalent pieniężny (art. 171 KP).
Urlop w okresie wypowiedzenia: Pracodawca może udzielić urlopu w okresie wypowiedzenia bez zgody pracownika (art. 167¹ KP).
Kartę urlopową sporządza się po zatwierdzeniu wniosku pracownika o urlop.
| Sytuacja | Karta urlopowa? | Uwagi |
|---|---|---|
| Urlop wypoczynkowy (planowany) | TAK | Zgodny z planem urlopów (art. 163) |
| Urlop na żądanie | TAK (po fakcie) | Pracownik zgłasza najpóźniej w dniu rozpoczęcia; karta = dokumentacja |
| Urlop zaległy | TAK | Do 30 września następnego roku (art. 168) |
| Urlop bezpłatny | Osobny wniosek | Art. 174 KP – na pisemny wniosek pracownika |
| Urlop okolicznościowy (ślub, pogrzeb) | Osobny wniosek | Rozp. MRPiPS – 1–2 dni |
| Zleceniobiorca / B2B | NIE | Umowy cywilnoprawne nie dają prawa do urlopu KP |
Trzy dokumenty urlopowe – różne funkcje.
| Kryterium | Karta urlopowa | Wniosek urlopowy | Plan urlopów |
|---|---|---|---|
| Kto sporządza? | Pracodawca (kadry) | Pracownik | Pracodawca (z konsultacją) |
| Funkcja | Potwierdzenie udzielenia | Prośba pracownika o urlop | Roczny harmonogram urlopów |
| Obowiązkowa? | NIE (praktyka) | NIE (ale zalecany) | TAK (art. 163, chyba że brak związków) |
| Kiedy? | Po zatwierdzeniu wniosku | Przed planowanym urlopem | Do końca roku na rok następny |
| Podpis | Pracodawca/przełożony | Pracownik | Pracodawca |
Wzór karty urlopowej – 8 kluczowych parametrów.
Nazwa dokumentu: Karta urlopowa (KU). Wzór formularza.
Obowiązkowa: NIE – dokument praktyczny. Obowiązkowa = ewidencja czasu pracy (art. 149 KP).
Forma: Papierowa lub elektroniczna (system kadrowy). Podpis pracodawcy = zatwierdzenie.
Wymiar urlopu: 20 dni (staż < 10 lat) / 26 dni (staż ≥ 10 lat) – art. 154 § 1 KP.
Zaległy urlop: Do 30 września roku następnego (art. 168 KP).
Na żądanie: 4 dni z puli 20/26 (nie dodatkowe) – art. 167² KP.
Przechowywanie: 10 lat od zakończenia zatrudnienia (dokumentacja pracownicza, rozp. MRPiPS 2018).
Podstawa prawna: Art. 152–175 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 277, z późn. zm.).
Nie – Kodeks pracy nie wymaga wprost prowadzenia karty urlopowej. Obowiązkowa jest ewidencja czasu pracy (art. 149) i plan urlopów (art. 163, z wyjątkami).
20 dni (staż pracy < 10 lat) lub 26 dni (staż ≥ 10 lat) – art. 154 § 1 KP. Do stażu wlicza się okres nauki.
Do 30 września roku następnego (art. 168 KP). Wyjątek: urlop na żądanie – nie przechodzi jako zaległy.
Może przesunąć termin z ważnych przyczyn (art. 164). Nie może odmówić w ogóle – pracownik ma prawo do urlopu (art. 152).
Wniosek = prośba pracownika. Karta = potwierdzenie udzielenia przez pracodawcę. Wniosek składa pracownik, kartę sporządza pracodawca/kadry.
Wzór karty urlopowej dostępny jest na portalu e-druki.pl w formacie PDF i XLSX.
Przy sporządzaniu karty urlopowej mogą być potrzebne powiązane dokumenty.
Wniosek o urlop wypoczynkowy: prośba pracownika – podstawa do sporządzenia karty.
Plan urlopów: roczny harmonogram (art. 163 KP) – karta musi być zgodna z planem.
Ewidencja czasu pracy: OBOWIĄZKOWA (art. 149) – odnotowanie urlopu.
Świadectwo pracy: informacja o wykorzystanym urlopie – przy zakończeniu zatrudnienia.
Program fillup: Aplikacja do elektronicznego wypełniania formularzy kadrowych z weryfikacją danych.
Art. 152 (prawo do urlopu), art. 154 (wymiar: 20/26 dni), art. 155 (wliczanie nauki do stażu), art. 163 (plan urlopów), art. 164 (przesunięcie terminu), art. 167 (odwołanie z urlopu), art. 167¹ (urlop w wypowiedzeniu), art. 167² (urlop na żądanie), art. 168 (zaległy do 30.09), art. 171 (ekwiwalent) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 277, z późn. zm.).
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369) – przechowywanie dokumentacji urlopowej.
PAMIĘTAJ! Gdy wypełnisz formularz – przeczytaj go uważnie w wersji ostatecznej lub skonsultuj się ze specjalistą! Udostępnione przez nas wzory druków, formularzy, pism, deklaracji lub umów należy zawsze właściwie przetworzyć, uzupełnić lub dopasować do swojej sytuacji.
Pamiętaj, że podpisując dokument kształtujesz nim swoje prawa lub obowiązki, zatem zachowaj należytą uwagę przy zmianach i jego wypełnianiu. Ze względu na niepowtarzalność każdej czynności, samodzielnie lub na podstawie opinii specjalisty musisz ocenić, czy wykorzystany formularz został zastosowany przez Ciebie odpowiednio do stanu faktycznego, prawnego lub zamierzonego celu.
Poniższa tabela przedstawia 10 kluczowych pojęć związanych z kartą urlopową.
| Pojęcie | Wyjaśnienie |
|---|---|
| Karta urlopowa | Dokument kadrowy potwierdzający udzielenie urlopu pracownikowi. Nie jest obowiązkowa. |
| Urlop wypoczynkowy | Płatna przerwa od pracy – 20 dni (staż < 10 lat) lub 26 dni (≥ 10 lat). Art. 154 KP. |
| Plan urlopów | Roczny harmonogram urlopów – art. 163 KP. Obowiązkowy (z wyjątkami). |
| Urlop na żądanie | 4 dni z puli 20/26 – pracownik zgłasza najpóźniej w dniu rozpoczęcia. Art. 167² KP. |
| Zaległy urlop | Niewykorzystany w danym roku – do wykorzystania do 30.09 następnego roku. Art. 168 KP. |
| Ekwiwalent za urlop | Wypłata pieniężna za niewykorzystany urlop – przy rozwiązaniu umowy. Art. 171 KP. |
| Art. 167¹ KP | Urlop w okresie wypowiedzenia – pracodawca może udzielić bez zgody pracownika. |
| Art. 167 KP | Odwołanie z urlopu – tylko przy nieprzewidzianych okolicznościach. Pracodawca pokrywa koszty. |
| Wniosek urlopowy | Prośba pracownika o urlop – podstawa do sporządzenia karty urlopowej. |
| Ewidencja czasu pracy | Dokument OBOWIĄZKOWY (art. 149 KP) – odnotowanie urlopów, godzin, nadgodzin. |
Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).
PAMIĘTAJ! Gdy wypełnisz formularz - przeczytaj go uważnie w wersji ostatecznej lub skonsultuj się ze specjalistą! Udostępnione przez nas wzory druków, formularzy, pism, deklaracji lub umów należy zawsze właściwie przetworzyć, uzupełnić lub dopasować do swojej sytuacji.
Pamiętaj, że podpisując dokument kształtujesz nim swoje prawa lub obowiązki, zatem zachowaj należytą uwagę przy zmianach i jego wypełnianiu. Ze względu na niepowtarzalność każdej czynności, samodzielnie lub na podstawie opinii specjalisty musisz ocenić, czy wykorzystany formularz zastał zastosowany przez Ciebie odpowiednio do stanu faktycznego, prawnego lub zamierzonego celu.
Dołącz do programu resellerskiego i zostań specjalistą od przyjaznych formularzy, e-deklaracji i e-administracji, ponieważ fillup to formalności wypełnione.