VAT-UEK (5) Korekta informacji podsumowującej o dokonanych wewnątrzwspólnotowych transakcjach i przemieszczaniach towarów w procedurze magazynu call-off stock

Szacowany czas czytania: 5-6 minut

Kluczowe wnioski:

• Korektę VAT-UEK należy złożyć niezwłocznie po wykryciu błędu w pierwotnej informacji VAT-UE.
• Formularz VAT-UEK służy do korygowania błędów w transakcjach wewnątrzwspólnotowych, w tym WDT, WNT i przemieszczeń w procedurze call-off stock.
• Najczęstsze błędy to nieprawidłowy NIP kontrahenta, błędna wartość transakcji, pominięcie transakcji lub wykazanie transakcji, która nie miała miejsca.
• W procedurze call-off stock ważne jest poprawne raportowanie przemieszczeń towarów, zmian nabywców i zwrotów.

Spis treści:

1. Jakie błędy w informacji podsumowującej VAT-UE wymagają korekty?
2. Jaki jest obowiązkowy termin złożenia korekty VAT-UEK?
3. Jak poprawnie wypełnić formularz VAT-UEK?
   1. Zasady wypełniania sekcji „Było” oraz „Jest”
4. Na czym polega procedura magazynu typu call-off stock?
   1. Jakie warunki muszą być spełnione dla procedury call-off stock?
   2. Jakie obowiązki ewidencyjne spoczywają na podatniku stosującym call-off stock?
5. Które informacje o call-off stock najczęściej wymagają korekty?
6. Jakie są potencjalne konsekwencje błędów w VAT-UEK?
7. W jaki sposób złożyć elektronicznie korektę VAT-UEK?

Jakie błędy w informacji podsumowującej VAT-UE wymagają korekty?

Formularz VAT-UEK to oficjalny dokument, który służy do poprawiania błędów w złożonej już informacji podsumowującej VAT-UE. Ta informacja jest niezbędna, bo dokumentuje transakcje wewnątrzwspólnotowe podatnika, takie jak WDT (Wewnątrzwspólnotowa Dostawa Towarów) czy WNT (Wewnątrzwspólnotowe Nabycie Towarów), a także świadczenie usług wewnątrz UE. Co ważne dla tego formularza, obejmuje on również przemieszczenia towarów w ramach procedury magazynu call-off stock do innego kraju członkowskiego. Jeśli tylko wykryjesz jakąkolwiek nieprawidłowość w pierwotnej informacji VAT-UE, musisz złożyć korektę VAT-UEK. Korekta za pomocą VAT-UEK staje się konieczna, gdy tylko zauważysz jakikolwiek błąd w złożonej informacji VAT-UE. Do najczęstszych pomyłek zaliczamy:

• podanie złego numeru VAT kontrahenta albo jego kodu kraju,
• wpisanie nieprawidłowej łącznej wartości transakcji z danym partnerem,
• pominięcie transakcji, która powinna była się znaleźć w zestawieniu,
• wykazanie transakcji, która w rzeczywistości nie miała miejsca lub nie powinna być raportowana w tym okresie,
• pomyłki dotyczące danych o przemieszczeniach towarów w procedurze call-off stock (np. zły NIP VAT nabywcy, niewłaściwe oznaczenie typu transakcji).

Pamiętaj, każda niezgodność ze stanem faktycznym oznacza konieczność złożenia korekty.

Jaki jest obowiązkowy termin złożenia korekty VAT-UEK?

Zgodnie z art. 101 ustawy o VAT, jeśli zauważysz błędy w złożonej informacji podsumowującej VAT-UE, masz obowiązek niezwłocznie złożyć jej korektę. Przepisy nie narzucają sztywnego terminu w dniach, ale sformułowanie "niezwłocznie" jasno wskazuje, że korektę trzeba złożyć bez zbędnej zwłoki zaraz po wykryciu błędu. Wszelkie opóźnienia mogą niestety wiązać się z negatywnymi konsekwencjami.

Jak poprawnie wypełnić formularz VAT-UEK?

Wypełnienie formularza VAT-UEK wymaga dokładności. Co ważne, korekta obejmuje wyłącznie te pozycje z pierwotnej informacji VAT-UE, które zawierały błędy. Nie musisz przepisywać danych, które były poprawne. Kluczowe jest, aby prawidłowo wykorzystać specjalne sekcje formularza do wskazania danych błędnych i tych poprawnych.

Zasady wypełniania sekcji „Było” oraz „Jest”

Formularz VAT-UEK ma charakterystyczną budowę, która ułatwia wprowadzanie poprawek. W odpowiednich sekcjach (C, D lub E – zależnie od rodzaju korygowanej transakcji) znajdziesz pola podzielone na dwie części:

• Sekcja „Było”: tutaj wpisujesz dokładnie te dane (np. kod kraju, NIP kontrahenta, kwotę transakcji), które błędnie podałeś w pierwotnej informacji VAT-UE dla konkretnej pozycji,
• Sekcja „Jest”: w tej części podajesz już poprawne dane dla korygowanej pozycji. Jeśli dana transakcja w ogóle nie powinna była być wykazana, sekcję „Jest” zostawiasz pustą albo wpisujesz "0" w polach kwotowych. Natomiast gdy korygujesz tylko wartość transakcji, numer VAT kontrahenta pozostaje taki sam w obu sekcjach.

Wypełniasz tylko te wiersze, które faktycznie wymagają korekty. Od 2016 roku nie trzeba już dołączać pisemnego uzasadnienia przyczyn złożenia korekty VAT-UEK. Wystarczy poprawnie wypełnić sam formularz, wskazując błędne i poprawne dane w odpowiednich rubrykach.

Na czym polega procedura magazynu typu call-off stock?

Procedura magazynu typu call-off stock to specjalne uproszczenie w rozliczaniu VAT, które dotyczy sytuacji, gdy podatnik (dostawca) przemieszcza towary z jednego państwa UE do magazynu w innym kraju członkowskim. Towary te są od początku przeznaczone dla konkretnego, znanego nabywcy, który odbiera je z magazynu wtedy, kiedy ich potrzebuje. Najważniejsze w tej procedurze jest to, że dostawę towarów (czyli WDT dla dostawcy i WNT dla nabywcy) rozpoznaje się podatkowo dopiero w momencie, gdy nabywca fizycznie pobierze towar z magazynu, a nie już przy jego przemieszczeniu. Dzięki temu dostawca często może uniknąć konieczności rejestrowania się do VAT w kraju nabywcy.

Jakie warunki muszą być spełnione dla procedury call-off stock?

Aby móc skorzystać z uproszczenia call-off stock, trzeba spełnić jednocześnie kilka warunków:

• towary wysyła lub transportuje dostawca (albo ktoś na jego zlecenie) do innego kraju UE, by tam dostarczyć je znanemu nabywcy na późniejszym etapie,
• dostawca nie ma siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w kraju UE, do którego towary są przemieszczane,
• nabywca, dla którego towary są wysyłane, jest zarejestrowany na potrzeby VAT w kraju, do którego towary trafiają, a jego tożsamość i numer VAT są znane dostawcy już w momencie rozpoczęcia wysyłki,
• dostawca musi rejestrować przemieszczenie towarów w specjalnej ewidencji,
• dostawca wykazuje przemieszczenie towarów (a także późniejszą ewentualną zmianę nabywcy) w informacji podsumowującej VAT-UE,
• towary muszą zostać odebrane przez nabywcę w ciągu 12 miesięcy od ich dotarcia do magazynu.

Jakie obowiązki ewidencyjne spoczywają na podatniku stosującym call-off stock?

Podatnicy, którzy decydują się na procedurę call-off stock, muszą prowadzić bardzo szczegółową ewidencję. Zgodnie z wymogami unijnej Dyrektywy 2006/112/WE (które zostały przeniesione do polskiej ustawy o VAT), ewidencja ta musi pozwalać na dokładne śledzenie towarów, ich przepływu i statusu. Powinna zawierać co najmniej takie informacje jak:

• państwo członkowskie wysyłki i przeznaczenia towarów,
• data wysyłki lub transportu towarów,
• numer VAT nabywcy, któremu towary mają być dostarczone,
• numer VAT operatora magazynu (jeśli to inna firma niż nabywca), adres magazynu,
• data przybycia towarów do magazynu,
• wartość, opis i ilość towarów, które dotarły do magazynu,
• data pobrania towarów z magazynu przez nabywcę (moment rozpoznania WDT/WNT),
• podstawa opodatkowania, opis i ilość pobranych towarów, numer VAT nabywcy,
• informacje o ewentualnym zwrocie towarów lub zmianie nabywcy.

Które informacje o call-off stock najczęściej wymagają korekty?

Poprawianie danych dotyczących procedury call-off stock w informacji podsumowującej odbywa się na identycznych zasadach jak korekta innych transakcji wewnątrzunijnych – używamy do tego formularza VAT-UEK. Trzeba znaleźć błędną pozycję w pierwotnej deklaracji VAT-UE (w części E, która dotyczy call-off stock) i wprowadzić poprawne dane w VAT-UEK, posługując się sekcjami „Było” i „Jest”. Najczęstsze błędy przy raportowaniu call-off stock, które zmuszają do złożenia VAT-UEK, to:

• podanie niewłaściwego numeru VAT nabywcy, na rzecz którego towary zostały przemieszczone,
• złe oznaczenie rodzaju informacji (np. czy to pierwotne przemieszczenie, zwrot towaru, czy zmiana nabywcy),
• zapomnienie o zaraportowaniu przemieszczenia towarów do magazynu call-off stock,
• nieprawidłowe zgłoszenie zwrotu towarów z magazynu z powrotem do kraju wysyłki,
• błędy w zgłoszeniu zmiany pierwotnie wskazanego nabywcy na innego podatnika, który również spełnia warunki procedury.

Zmiany w transakcjach call-off stock, na przykład zmiana nabywcy (o ile nowy nabywca także spełnia warunki procedury) albo zwrot towarów do kraju, z którego je wysłano, również trzeba odnotować w informacji podsumowującej VAT-UE. Jeżeli pierwotne zgłoszenie było błędne lub nie zawierało informacji o tych zdarzeniach, konieczne jest złożenie VAT-UEK. W korekcie, w sekcji „Było”, wpisujesz dane zgłoszone pierwotnie (lub zostawiasz puste, jeśli nic nie zgłoszono), a w sekcji „Jest” podajesz aktualne, poprawne dane – w tym właściwy numer VAT nowego nabywcy lub zaznaczasz odpowiedni kod oznaczający zwrot towarów, zgodnie z objaśnieniami do formularza VAT-UE/VAT-UEK.

Jakie są potencjalne konsekwencje błędów w VAT-UEK?

Niezłożenie korekty VAT-UEK na czas albo złożenie jej z błędami może niestety sporo kosztować. Przede wszystkim, pomyłki w informacjach podsumowujących mogą sprawić, że urząd skarbowy zakwestionuje prawo do zastosowania stawki 0% VAT dla WDT (w tym dla dostaw realizowanych w ramach call-off stock po pobraniu towaru). Co więcej, podawanie nieprawdy lub ukrywanie prawdy w deklaracjach podatkowych – a do takich należą informacje VAT-UE i ich korekty – może skończyć się nałożeniem sankcji, a nawet pociągnięciem do odpowiedzialności karno-skarbowej.

W jaki sposób złożyć elektronicznie korektę VAT-UEK?

Korekta informacji podsumowującej VAT-UEK, tak samo jak sama informacja VAT-UE, musi być składana wyłącznie drogą elektroniczną, czyli za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Podatnicy mają do dyspozycji kilka opcji:

• specjalistyczne programy księgowe, które mają wbudowaną funkcję wysyłki e-deklaracji,
• oficjalną aplikację e-Deklaracje Desktop, udostępnianą przez Ministerstwo Finansów,
• bramkę e-Deklaracje dostępną na stronie podatki.gov.pl, gdzie można użyć interaktywnych formularzy PDF (wymagany jest podpis elektroniczny lub dane autoryzujące).

Bardzo ważne jest, by wybrać aktualną wersję formularza VAT-UEK (obecnie obowiązuje wersja 5) i upewnić się, że masz odpowiednie narzędzie do autoryzacji wysyłki. Może to być kwalifikowany podpis elektroniczny albo dane autoryzujące (czyli kwota przychodu za wskazany rok podatkowy).

FAQ - Najczęściej zadawane pytania

Kiedy należy złożyć korektę VAT-UEK?

Korektę należy złożyć niezwłocznie po wykryciu błędu w pierwotnej informacji VAT-UE, aby uniknąć potencjalnych konsekwencji.

Jakie błędy najczęściej wymagają korekty w VAT-UEK?

Najczęstsze błędy to nieprawidłowy NIP kontrahenta, błędna wartość transakcji, pominięcie transakcji lub wykazanie transakcji, która nie miała miejsca.

Czy trzeba uzasadniać przyczynę korekty VAT-UEK?

Od 2016 roku nie trzeba już dołączać pisemnego uzasadnienia przyczyn złożenia korekty VAT-UEK; wystarczy poprawnie wypełnić formularz.

Jakie są konsekwencje błędów w VAT-UEK?

Błędy w VAT-UEK mogą skutkować zakwestionowaniem prawa do stawki 0% VAT dla WDT oraz nałożeniem sankcji karno-skarbowych.