Informacja PIT-R | druki-formularze

Szacowany czas czytania: 5-6 minut

Kluczowe informacje:

PIT-R to dokument podatkowy informujący o wypłatach za pełnienie obowiązków społecznych i obywatelskich.
W PIT-R wykazuje się diety, ryczałty i zwroty kosztów związane z pełnieniem obowiązków społecznych lub obywatelskich.
Część kwot z PIT-R jest zwolniona z podatku dochodowego, do limitu 3000 zł miesięcznie.
Płatnik musi przekazać PIT-R podatnikowi i urzędowi skarbowemu w określonych terminach.
Podatnik musi uwzględnić nadwyżkę ponad limit zwolnienia z PIT-R w rocznym zeznaniu podatkowym.

Spis treści:

Czym jest formularz PIT-R i jaki jest jego cel?
Jakie przychody są wykazywane w informacji PIT-R?
1. Przykłady tytułów wypłat objętych PIT-R
Jakie kwoty z PIT-R podlegają zwolnieniu z podatku dochodowego?
Co oznacza nadwyżka ponad limit zwolnienia w PIT-R?
Jakie obowiązki ma płatnik w związku z PIT-R?
1. W jakiej formie składa się PIT-R?
Jakie obowiązki ma podatnik po otrzymaniu PIT-R?
1. Jak uwzględnić dane z PIT-R w rocznym zeznaniu PIT-36 lub PIT-37?
Czy płatnik musi wystawić PIT-11, jeśli wystawia PIT-R?
Jakie informacje zawiera część D formularza PIT-R?

Czym jest formularz PIT-R i jaki jest jego cel?

Formularz PIT-R, czasem określany jako PIT-RZ, to oficjalny dokument podatkowy, który obowiązuje przy rozliczeniach za rok 2024 (czyli składanych w 2025 roku). Jego głównym zadaniem jest pokazanie, jakie kwoty płatnik wypłacił podatnikowi za pełnienie obowiązków społecznych i obywatelskich. Dzięki niemu wiadomo, jakie dokładnie przychody z tego tytułu dana osoba uzyskała, jaka ich część jest zwolniona z podatku dochodowego od osób fizycznych, a co stanowi ewentualną nadwyżkę, od której trzeba zapłacić podatek.

PIT-R jest więc podstawą, by podatnik mógł prawidłowo rozliczyć się z fiskusem z tych specyficznych wpływów, które często nie pochodzą ani z umowy o pracę, ani z własnej firmy. Płatnik – czyli ten, kto dokonuje wypłaty (na przykład urząd gminy, sąd czy organizator wyborów) – musi przygotować taki formularz i dostarczyć go zarówno osobie otrzymującej pieniądze, jak i do jej urzędu skarbowego.

Jakie przychody są wykazywane w informacji PIT-R?

W informacji PIT-R znajdziemy wyłącznie przychody, które podatnik dostał w związku z pełnieniem obowiązków społecznych lub obywatelskich. Nie znajdziemy tu wynagrodzeń z typowych umów o pracę, zlecenie czy dzieło, chyba że te umowy bezpośrednio dotyczyły właśnie pełnienia takich funkcji. Najczęściej w formularzu pojawiają się różnego rodzaju diety, ryczałty albo zwroty kosztów, które dana osoba poniosła, wykonując te zadania.

Nie ma sztywnej, zamkniętej listy obowiązków społecznych i obywatelskich. Generalnie chodzi o zadania związane z działaniem państwa, samorządów, sądów, ale też inne aktywności na rzecz wspólnoty, które wynikają z przepisów prawa.

Przykłady tytułów wypłat objętych PIT-R

Sytuacje, gdy wypłaty trafiają do PIT-R, to na przykład:

diety i zwroty kosztów podróży dla osób pełniących funkcje w organach władzy państwowej, samorządowej czy różnych komisjach przez nie powoływanych,
pieniądze dla członków komisji wyborczych i mężów zaufania,
przychody biegłych, których powołał sąd, prokuratura lub urząd administracji państwowej,
świadczenia dla ławników sądowych,
odszkodowania za utracony zarobek, jeśli przysługują w związku z pełnieniem konkretnych funkcji publicznych,
diety i inne pieniądze za czas podróży dla osób, które nie są pracownikami, jeśli podróż wiązała się z obowiązkami społecznymi lub obywatelskimi.

Jakie kwoty z PIT-R podlegają zwolnieniu z podatku dochodowego?

Spora część przychodów wpisywanych do PIT-R jest objęta zwolnieniem z podatku dochodowego. Wynika to wprost z ustawy o PIT (głównie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b oraz pkt 17). Zwolnienie dotyczy przede wszystkim diet i kwot zwracanych jako koszty – ale tylko do wysokości określonej w osobnych przepisach (np. w rozporządzeniach o podróżach służbowych).

Chodzi o to, by osobom angażującym się w działalność publiczną zrekompensować poniesione wydatki czy niedogodności, nie dokładając im jeszcze podatku, pod warunkiem że otrzymane kwoty mieszczą się w wyznaczonych limitach. Kluczowy jest tu miesięczny limit zwolnienia, wspomniany w art. 21 ust. 1 pkt 17 ustawy o PIT, który wynosi 3000 zł miesięcznie. Dotyczy on diet oraz zwrotów kosztów wypłacanych osobom pełniącym obowiązki społeczne i obywatelskie. Mówiąc prościej: jeśli suma takich wypłat w jednym miesiącu nie przekroczy 3000 zł, całość jest wolna od podatku dochodowego.

Co oznacza nadwyżka ponad limit zwolnienia w PIT-R?

Nadwyżka ponad limit zwolnienia (czyli np. kwota powyżej 3000 zł miesięcznie dla diet i zwrotów kosztów za pełnienie obowiązków społecznych/obywatelskich) to ta część otrzymanych pieniędzy, od której trzeba już zapłacić podatek. Oblicza się ją jako różnicę między tym, co faktycznie wypłacono w danym okresie (np. miesiącu), a obowiązującym limitem zwolnienia podatkowego.

Płatnik musi pokazać tę nadwyżkę w odpowiedniej kolumnie formularza PIT-R. Z kolei podatnik ma obowiązek uwzględnić tę kwotę w swoim rocznym zeznaniu podatkowym jako przychód z tzw. Działalności wykonywanej osobiście i odprowadzić od niej należny podatek dochodowy.

Jakie obowiązki ma płatnik w związku z PIT-R?

Na płatniku, czyli na podmiocie, który wypłaca pieniądze za pełnienie obowiązków społecznych i obywatelskich, spoczywają konkretne zadania związane z PIT-R. Przede wszystkim musi on rzetelnie przygotować tę informację, wpisując wszystkie wypłacone kwoty, te zwolnione z podatku oraz ewentualne nadwyżki do opodatkowania.

Gdy formularz PIT-R jest gotowy, płatnik musi go przekazać w określonych terminach zarówno podatnikowi (osobie, która dostała pieniądze), jak i do właściwego dla tej osoby urzędu skarbowego. Ten obowiązek istnieje zawsze, niezależnie od tego, czy pojawiła się jakaś nadwyżka do opodatkowania, czy też wszystkie wypłaty zmieściły się w limitach zwolnienia.

Jeśli płatnik zakończy działalność przed upływem standardowych terminów, musi złożyć PIT-R najpóźniej w dniu, w którym przestaje działać. Standardowo, płatnik ma czas na wysłanie PIT-R do urzędu skarbowego do końca stycznia roku po roku podatkowym, którego dotyczy informacja. Dla przychodów z 2024 roku termin mija więc 31 stycznia 2025 roku. Z kolei na przekazanie PIT-R bezpośrednio podatnikowi płatnik ma trochę więcej czasu – musi to zrobić do końca lutego roku następującego po roku podatkowym. Dla przychodów z 2024 roku będzie to więc 28 lutego 2025 roku.

W jakiej formie składa się PIT-R?

Płatnik musi składać informację PIT-R do urzędu skarbowego wyłącznie elektronicznie. Nie ma już opcji papierowej dla tego dokumentu. Co ważne, do wysyłki elektronicznego PIT-R nie trzeba mieć kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Wystarczą tzw. dane autoryzujące (czyli podpis elektroniczny bez kwalifikowanego certyfikatu), które obejmują m.in. NIP lub PESEL płatnika, jego imię, nazwisko oraz kwotę przychodu z odpowiedniej deklaracji za poprzedni rok.

Jakie obowiązki ma podatnik po otrzymaniu PIT-R?

Głównym zadaniem podatnika po dostaniu PIT-R jest sprawdzenie, czy wszystko się zgadza. Trzeba przede wszystkim zobaczyć, czy płatnik wykazał jakąś nadwyżkę ponad kwoty zwolnione z podatku. Jeżeli tak, to tę właśnie nadwyżkę podatnik musi wpisać do swojego rocznego zeznania podatkowego.

Kwoty, które mieszczą się w limitach zwolnienia (np. do 3000 zł miesięcznie), nie trafiają do rocznego PIT-a i nie płaci się od nich podatku. Podatnik po prostu je pomija przy wypełnianiu deklaracji.

Jak uwzględnić dane z PIT-R w rocznym zeznaniu PIT-36 lub PIT-37?

Nadwyżkę ponad kwoty zwolnione, którą płatnik pokazał w informacji PIT-R (konkretnie w kolumnie E części D formularza), trzeba doliczyć do innych swoich dochodów opodatkowanych według skali podatkowej. Kwotę tę wpisuje się w rocznym zeznaniu podatkowym (najczęściej będzie to PIT-36 lub PIT-37) w rubryce przeznaczonej na przychody z "działalności wykonywanej osobiście”

Ważne jest, by do rocznego PIT-a przenieść tylko kwotę nadwyżki, a nie całą sumę wypłat z PIT-R. Kwoty zwolnione po prostu się ignoruje w zeznaniu rocznym.

Czy płatnik musi wystawić PIT-11, jeśli wystawia PIT-R?

To, czy płatnik oprócz PIT-R musi też wystawić PIT-11, zależy od tego, co dokładnie wypłacił. Jeśli w danym roku podatnik dostał od płatnika tylko pieniądze za pełnienie obowiązków społecznych i obywatelskich, i całość tych kwot zmieściła się w limitach zwolnienia (czyli nie było nadwyżki do opodatkowania), to płatnik wystawia wyłącznie PIT-R. W takim scenariuszu płatnik nie musi przygotowywać informacji PIT-11 dla tych konkretnych przychodów.

Natomiast jeśli oprócz kwot zwolnionych pojawiła się też nadwyżka podlegająca opodatkowaniu, płatnik nadal wystawia tylko PIT-R. Podatnik sam musi rozliczyć tę nadwyżkę w swoim rocznym zeznaniu. PIT-11 byłby konieczny dopiero wtedy, gdyby płatnik wypłacał tej samej osobie również inne, opodatkowane dochody (np. z umowy zlecenia niezwiązanej z obowiązkami społecznymi), od których pobierałby zaliczki na podatek.

Jakie informacje zawiera część D formularza PIT-R?

Część D formularza PIT-R jest najważniejsza, bo to tam znajduje się szczegółowe rozpisanie wypłaconych kwot, miesiąc po miesiącu. Znajdziemy tam kolumny:

Kolumna b: Suma wypłat w danym miesiącu za pełnienie obowiązków społecznych i obywatelskich,
Kolumna c: Kwoty zwolnione z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy (diety i zwroty kosztów podróży dla osób pełniących funkcje publiczne),
Kolumna d: Kwoty zwolnione z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 17 ustawy (diety i zwroty kosztów do limitu 3000 zł miesięcznie dla osób pełniących obowiązki społeczne/obywatelskie),
Kolumna e: Nadwyżka wypłat ponad kwoty zwolnione (czyli ponad sumę z kolumn c i d) – to jest właśnie kwota do opodatkowania, którą podatnik musi uwzględnić w rocznym PIT.

Suma wszystkich kwot z kolumny E z całego roku to podstawa, którą podatnik wykorzystuje do rozliczenia podatku od przychodów z innych źródeł wykazanych w PIT-R.